Viešieji pirkimai – vienas iš būdų, kaip mamos verslui uždirbti pinigų, parduodant savo prekes ir paslaugas. Pateikiame 17 taisyklių, kuriuos parengė Viešųjų pirkimų tarnyba, kokių klaidų nedaryti, jei nusprendėte viešajame pirkime dalyvauti tiekėjo teisėmis.
SVARBU! Pirkimo vykdytojai gali savo vykdomuose pirkimuose pateikti nuorodą į šį portalo VERSLI MAMA tekstą kaip į pagalbinę medžiagą tiekėjams.
1. Įdėmiai skaitykite sąlygas. Visas sąlygas
Atkreipkite dėmesį, kad pasiūlymams parengti reikalingos sąlygos gali būti išvardytos ne tik pirkimo skelbime ir bendrosiose sąlygose. Jų gali būti ir prieduose: pasiūlymo formoje, techninėje specifikacijoje, techniniame projekte, sutarties projekte.
Lietuvos Respublikos Aukščiausiasis Teismas yra nurodęs, kad „kasacinio teismo išaiškinimai ir jų taikymas viešųjų pirkimų praktikoje suponuoja poreikį tiekėjams išsamiai ir atidžiai susipažinti su visais viešojo pirkimo dokumentais bei juose iškeltais reikalavimais, juolab kad gali skirtis ne tik skirtingų pirkimo vykdytojų vykdomų pirkimų, bet, kaip susiklostė šiuo atveju, ir to paties pirkėjo pakartotinai atliekamo pirkimo sąlygų turinys <> dokumentų pateikimo kartu su pasiūlymais pareiga tiekėjams buvo nustatyta Konkurso sąlygose, šis reikalavimas privalomas tiek Konkurso dalyviams, tiek pirkimo vykdytojui, o jo turinys nesikeičia nei dėl Konkurso sąlygų sisteminio aiškinimo, nei dėl reikalavimų įtvirtinimo vietos ir būdo.“ (žr. 2019 m. birželio 13 d. nutartį civilinėje byloje Nr. e3K-3-211-969/2019 (20-33 punktai)
Skaitykite viską. Atsiminkite, kad sudarydamos sutartį, prie pirkimo dokumentų pridėto sutarties projekto nuostatų keisti negalėsite. Todėl įsitikinkite, kad pirkimo dokumentuose nustatyti reikalavimai yra įgyvendinami ir galite užtikrinti sutarties įvykdymą joje nustatytais terminais.
2. Klauskite
Jeigu pirkimo dokumentai neaiškūs – klauskite, prašykite, kad pirkimo vykdytojas juos paaiškintų, patikslintų. Vis dėlto atsiminkite, kad prašymo paaiškinti pirkimo dokumentus paskirtis – pasiteirauti dėl neaiškių sąlygų, o ne egzaminuoti ar kontroliuoti pirkimo vykdytoją, reikalaujant, kad jis įrodytų, kam jam reikalinga būtent tokių savybių prekė, kokie gamintojai keliamus reikalavimus atitinka, ir panašiai.
Jeigu manote, kad tam tikras techninės specifikacijos reikalavimas yra diskriminacinis bei nepagrįstas – teikite pretenziją (o ne klausimą) pirkimo vykdytojui.
Jeigu kuri nors sąlyga yra neaiški, neaišku, kas turima omenyje, būtina papildomai gauti informacijos, kad galėtumėte parengti pasiūlymą – teikite klausimą (o ne pretenziją) pirkimo vykdytojui.
Atminkite, kad pirkimo dokumentai taps pirkimo sutarties sudėtine dalimi ir juose nustatytomis sąlygomis taip pat privalėsite vadovautis vykdydamos sutartį.
3. Klauskite laiku
Atsiminkite, kad klausimams pateikti turite labai ribotą laiką. Paklausimams skirtas terminas nurodomas pirkimo dokumentuose. Į vėliau pateiktus klausimus gali būti neatsakyta.
4. Klauskite aiškiai
Aiškiai suformuluokite klausimą. Sunku atsakyti į klausimą, kuris yra ne klausimas, o vienas ar keli teiginiai be jokių klausiamųjų žodžių ar klaustukų.
Kad ir ką teiktumėte pirkimo vykdytojui – pretenziją ar klausimą, aiškiai nurodykite, ką teikiate.
5. Nekoreguokite pirkimo vykdytojo parengtų dokumentų
Savarankiški pasiūlymų formų pataisymai ir „patobulinimai“ gali lemti pasiūlymo atmetimą. Jeigu manote, kad pataisymai yra būtini dėl galimai pirkimo vykdytojo padarytos klaidos, kreipkitės į pirkimo vykdytoją ir prašykite, kad savo vykdomo pirkimo dokumentus patikslintų ar paaiškintų jis pats.
Nekeiskite nurodytų darbų, prekių ar paslaugų kiekių, pavadinimų ar aprašymų.
Netrinkite kainų lentelės eilučių ar stulpelių bei neįterpkite naujų.
Netaisykite pirkimo vykdytojo „klaidų“.
Nedarykite prierašų ten, kur jų nėra prašoma, nekelkite papildomų sąlygų ar išlygų.
Jeigu paaiškinimų ar patikslinimų yra daug, prašykite, kad pirkimo vykdytojas parengtų ir pateiktų suvestinę, aktualią pirkimo dokumentų redakciją.
Pavyzdys. Pirkimo vykdytojas nurodė, kad telefono svoris turi būti „ne mažiau“ 100 g. Manote, jog tikėtina, kad pirkimo vykdytojas suklydo, kadangi geresniu būtų laikomas telefonas, sveriantis mažiau. Žemiau lentelėse matomi dviejų tiekėjų pasiūlymai. Pirmuoju atveju tiekėjas pasiūlė lengvesnį (geresnį) telefoną, tačiau pirkimo vykdytojo neinformavo apie pastebėtą klaidą, kadangi darė prielaidą, jog geresnio parametro prekė bus priimta (priešingas elgesys juk būtų nelogiškas, ar ne?). Antruoju atveju, tiekėjas pats pataisė reikalavimą ir žodį „mažiau“ pakeitė į „daugiau“.
Abu atvejai blogi ir tiekėjo pasiūlymas bus atmestas. Tiekėjas, matydamas, kad pirkimo dokumentai riboja galimybę pateikti geresnių charakteristikų prekę, turi kreiptis paaiškinimų į pirkimo vykdytoją, o ne savarankiškai keisti pirkimo dokumentus ar teikti pasiūlymą tikintis, kad jis bus priimtas.
Atsiminkite, kad bent vieno reikalavimo neatitikimas lems Jūsų pasiūlymo atmetimą, net jeigu visais kitais aspektais Jūsų siūloma prekė ir yra geresnė.
6. Tiksliai nurodykite siūlomos prekės duomenis
Pildydami pirkimo vykdytojo pateiktos techninės specifikacijos langelius, nurodykite konkrečias siūlomos prekės charakteristikas. Nekopijuokite pirkimo vykdytojo suformuluoto reikalavimo, neapsiribokite abstrakčiu patvirtinimu „atitinka“ („taip“, „bus“ „yra“, „padarysim“ ir taip toliau) ten, kur galite ir turite nurodyti konkrečias reikšmes.
GERI PAVYZDŽIAI
BLOGI PAVYZDŽIAI
1. Pirkimo vykdytojas nurodė, kad tinkami bus visi televizoriai, kurių įstrižainė yra nuo 55“, tačiau tiekėjas paprasčiausiai perkopijavo pirkimo vykdytojo reikalavimą. Kadangi tiekėįas siūlo konkretų televizoriaus modelį, jo įstrižainė yra konkreti, nekinta bei nėra reguliuojama, todėl tiekėjas ne tik gali, bet ir turi nurodyti konkrečią reikšmę.
2. Pirkimo vykdytojas nurodė, kad tinkami bus visi televizoriai, kurių įstrižainė yra nuo 55“, tačiau tiekėjas paprasčiausiai perkopijavo pirkimo vykdytojo reikalavimą ir tiekėjo siūlymas dabar skamba kaip reikalavimas: „Turi būti ne mažiau 55““ – bet ar bus ? Tiekėjas turi konkrečiai nurodyti ką siūlo, o ne ko
pijuoti pirkimo vykdytojo sąlygas.
3. Pirkimo vykdytojas nurodė, kad tinkami bus visi televizoriai, kurių įstrižainė yra nuo 55“, tačiau tiekėjas tik abstrakčiai nurodė „atitinka“.
4. 
Pirkimo vykdytojas nurodė, kad tinkami bus visi televizoriai, kurių įstrižainė yra nuo 55“, tačiau tiekėjas tik abstrakčiai nurodė „Taip“.
5. 
Pirkimo vykdytojas nurodė, kad tinkami bus visi televizoriai, kurių įstrižainė yra nuo 55“, tačiau tiekėjas pasiūlė aiškiai reikalavimų neatitinkančią prekę.
6. 
Pirkimo vykdytojas nurodė, kad tinkami bus visi televizoriai, kurių įstrižainė yra nuo 55“, tačiau tiekėjas pasiūlė aiškiai reikalavimų neatitinkančią prekę.
7. 
Pirkimo vykdytojas nurodė, kad tinkami bus visi televizoriai, kurių įstrižainė yra nuo 55“, tačiau tiekėjas savarankiškai pakoregavo pasiūlymo formą ir colius pakeitė į centimetrus.
7. Tiksliai nurodykite siūlomą prekę
Jeigu Jūsų siūloma prekė pirkimo vykdytojo keliamus reikalavimus atitinka tik su papildomu priedėliu (priedu, moduliu, pasirinkimu („option“), kurio standartinėje komplektacijoje nėra, pasiūlyme nurodykite ne tik reikalaujamus siūlomos prekės duomenis (gamintoją, pavadinimą, modelį, ar pan.) – aiškiai pabrėžkite, kad siūlote ir reikiamas savybes užtikrinti padėsiantį priedą (nurodykite jo gamintoją, pavadinimą, modelį ir kitus duomenis).
Lygiai taip pat detalizuokite, kurį prekės modelį ir modifikaciją siūlote, jeigu tas pats prekės modelis turi modifikacijas ar skirtingus variantus, kurių charakteristikos skiriasi.
8. Teikite reikalavimus įrodančius dokumentus
Su pasiūlymu teikite reikalaujamus prekių savybes įrodančius dokumentus. Įsitikinkite, kad techninės specifikacijos lentelėje nurodomos reikšmės atitinka įrodančiuose dokumentuose nurodytas reikšmes. Taip pat įsitikinkite, kad pasiūlyme nurodytos reikšmės atitinka kituose pateikiamuose dokumentuose nurodomas reikšmes.
Klaidų išvengti padėtų bei pasiūlymų vertinimą paspartintų, jeigu pasiūlymo formoje įrašydami konkrečias prekės charakteristikas, taip pat aiškiai nurodytumėte, kuriuose įrodančiuosiuose dokumentuose (ir kuriose konkrečiose vietose – puslapyje, pastraipoje, punkte ir t.t.) galima rasti šias charakteristikas, bei jas aiškiai pažymėtumėte.
Atkreipkite dėmesį, kad paprastai reikalaujama pateikti įrodančių dokumentų vertimus į lietuvių kalbą. Atidžiai skaitykite pirkimo sąlygas.
Atkreipkite dėmesį, kad jeigu su pasiūlymu nepateiksite reikalaujamų atitiktį įrodančių dokumentų, Jūsų pasiūlymas bus atmestas – visiškai nesvarbu, ar prekė iš tiesų atitinka reikalavimus, ar neatitinka. Pirkimo vykdytojas taip pat negali priimti vėliau Jūsų teikiamų šių dokumentų – nei savo iniciatyva, nei jūsų prašymu, nei su Jūsų pretenzija dėl atmetimo.
Jeigu tiekėjo iš pradžių pateikta techninė dokumentacija nepagrindžia atitikties techninės specifikacijos reikalavimams, vėliau tiekėjui negali būti leidžiama pateikti dokumentų, kurie netinkamą pasiūlymą darytų tinkamą. Tokios išvados nepaneigia aplinkybė, kad ši techninė informacija egzistavo ir anksčiau, t. y. reikalaujamus parametrus ieškovės siūlomas įrenginys atitinka ir, jei atitinkami dokumentai būtų buvę pateikti iš pradžių, pasiūlymas būtų neatmestas (žr. Lietuvos Aukščiausiojo Teismo 2018 m. birželio 18 d. nutarties civilinėje byloje Nr. e3K-3-234-469/2018 36 punktą ir jame nurodytą kasacinio teismo praktiką).
Atkreipkite dėmesį, kad „pačiam sau“ išsirašyti dokumentai beveik niekada nėra pakankamas įrodantis dokumentas. Taip pat svarbu atsiminti, kad vien nuorodos į tam tikrą interneto svetainę pateikimas gali būti nepakankamas tam, kad pirkimo vykdytojas įsitikintų prekės atitiktimi nustatytiems reikalavimams.
Pavyzdys: viskas būtų gerai, tačiau jeigu prisegtame gamintojo techniniame aprašyme aiškiai matoma, kad tiekėjo pasiūlyme nurodyto televizoriaus įstrižainė yra 60“, o ne 55“, kyla klausimas – tai kur tiesa ?
9. Pasitikrinkite, ar nedarote su kaina susijusių klaidų
Kainos skaičiavimo klaidos – vienos dažniausiai pasitaikančių pasiūlymuose. Nors jas leidžiama taisyti, tai objektyviai ne visada pavyksta padaryti, o tam tikros klaidos gali lemti ir pasiūlymo atmetimą.
Patikrinkite, ar teisingai nurodėte visas kainas, teisingai sudauginote bei sudėjote visus skaičius.
Patikrinkite ar laikėtės apvalinimo taisyklių. Jeigu kainą prašoma nurodyti dviejų skaitmenų po kablelio tikslumu, taip ir elkitės. Jeigu pirkimo dokumentuose reikalaujama kainą nurodyti dviejų skaitmenų po kablelio tikslumu, tačiau pagal pirkimo objekto specifiką būtina nurodyti keturis skaitmenis (pvz., perkant elektrą, kurą), kreipkitės į pirkimo vykdytoją ir prašykite pakoreguoti pirkimo dokumentus.
Dažnai kainos skaičiavimo klaidos atsiranda kopijuojant arba perrašant kainas iš „Excel“ skaičiuoklės arba specializuotų programų, kurios ekrane rodo skaičius dviejų skaitmenų po kablelio tikslumu, tačiau skaičiavimams atlikti naudoja daugiau skaitmenų po kablelio. Patikrinkite bent keletą iš savo pasiūlyme nurodytų sandaugų paprastu skaičiuotuvu.
Pirkimo vykdytojų rengiamos pasiūlymų formos gali skirtis (skiriasi). Atidžiai peržiūrėkite lentelės antraštinę eilutę ir pažiūrėkite, ką reikalaujama nurodyti atitinkamame stulpelyje. Dažna klaida – stulpelyje nurodoma bendra viso kiekio kaina, nors lentelėje aiškiai reikalaujama nurodyti vieneto kainą.
Kainų lentelėje nepalikite tuščių langelių. Jeigu tam tikras paslaugas ketinate teikti nemokamai, nepalikite tuščio langelio, o įrašykite 0.
Jeigu tam tikrų prekių tiekti negalite, pasiūlymo tame pirkime arba toje pirkimo dalyje (kai pirkimas skaidomas į dalis) negalite pateikti apskritai.
Patikrinkite ne tik tai, ar teisingai suskaičiavote sandaugas eilutėse, tačiau ir tai, ar teisingai suskaičiavote bendrą eilučių sumą.
Atkreipkite dėmesį į taikytiną PVM tarifą. Ne visoms prekėms ir paslaugoms taikomas vienodas PVM tarifas. Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatymo 19 straipsnyje nurodyta, kokiems objektams taikomas lengvatinis PVM tarifas, o IV skyriuje nurodomi atvejai, kai tam tikros prekės ar paslaugos PVM neapmokestinamos.
Jeigu pirkimo vykdytojas nenurodė taikytino PVM tarifo arba jis, Jūsų manymu, skiriasi nuo numatytojo Lietuvos Respublikos pridėtinės vertės mokesčio įstatyme, kreipkitės į pirkimo vykdytoją ir prašykite paaiškinti. Dėl PVM apmokestinimo klausimų galite kreiptis ir į Valstybinę mokesčių inspekciją.
Jeigu esate ne PVM mokėtojas ir sutarties vykdymo metu nenumatote tokiu tapti, pasiūlyme kainą nurodykite tik be PVM, aiškiai nurodydami, kad PVM netaikomas, nes esate ne PVM mokėtojai.
10. Įsitikinkite, kad atitinkate visus reikalavimus
Įsitikinkite, kad atitinkate visus keliamus kvalifikacijos reikalavimus ir nėra pašalinimo pagrindų bei turite tai įrodyti galinčius dokumentus.
Jeigu kokio nors reikalavimo neatitinkate, susiraskite partnerius ir teikite pasiūlymą kaip ūkio subjektų grupė (pagal jungtinės veiklos sutartį), arba remkitės kitų ūkio subjektų pajėgumais (t. y. jų kvalifikacija, pavyzdžiui, pasitelkite subtiekėjus, subrangovus). Visus juos nurodykite pasiūlyme. Jeigu nėra tam skirtų laukelių (langelių), nurodykite juos laisva forma.
Pateikite su ūkio subjektais, kurių pajėgumais remiatės, sudarytų susitarimų kopijas. Pateikite su subtiekėjais, subteikėjais, subrangovais sudarytų susitarimų kopijas.
Jeigu reikalaujama tam tikrų specialistų kvalifikacijos ir patirties, aiškiai nurodykite tuos asmenis. Aiškiai nurodykite, kurie specialistai yra Jūsų darbuotojai, kurie nėra darbuotojai, bet juos ketinama įdarbinti laimėjimo atveju, taip pat specialistus, kuriuos pasitelksite kitais pagrindais. Pateikite jų pasirašytus sutikimus bei kitus dokumentus, kurių reikalaujama pirkimo dokumentuose. Jeigu pasiūlymo formoje nėra tam skirtų laukelių (langelių), nurodykite jų duomenis laisva forma.
Atsiminkite, kad:
- Negalite vien formaliai remtis kitų asmenų kvalifikacija ir dokumentais, jeigu jie net neketina prisidėti prie sutarties vykdymo,
- Ne visų reikalavimų atitikimui (ne visais atvejais) įrodyti galima remtis kitų ūkio subjektų turima kvalifikacija.
Įsitikinkite, kad pasiūlymo pateikimo metu Jūsų įmonė nėra skolinga VMI ir SoDrai. Nepastebėta skola gali tapti rimta kliūtimi dalyvauti pirkime. Taip pat galite būti pripažinti pateikę melagingą informaciją.
Atsiminkite, kad EBVPD – ne šiaip nereikšmingas dokumentas, o deklaracija, už kurios melagingus duomenis Jūsų pasiūlymas gali būti atmestas bei gali būti apribota galimybė dalyvauti kituose pirkimuose.
11. Du vokai!
Jeigu pasiūlymo pateikimo lange matote du „vokus“, kaip pavaizduota žemiau, atkreipkite dėmesį: į pirmą voką turi būti keliami dokumentai, susiję su techninėmis pasiūlymo charakteristikomis, techniniais prekių parametrais, kvalifikacija ir visa kita, kas nurodyta pirkimo dokumentuose, išskyrus kainą. Į „Vokas 1“ niekada nedėkite pasiūlymo dalies su kaina!
Tuo tarpu „Vokas 2“ dažniausiai bus tik vienintelis dalykas – pasiūlymo dalis, kurioje nurodote kainą. Detalesnės informacijos visada ieškokite pirkimo dokumentuose. Klaidingai pateikti dokumentai gali būti Jūsų pasiūlymo atmetimo priežastis.
Taigi, į „Vokas 1“ dėsite šiuos dokumentus:
- EBVPD,
- Kvalifikaciją įrodančius dokumentus, pašalinimo pagrindų nebuvimą įrodančius dokumentus, ISO sertifikatus,
- Prekių techninius duomenis, dokumentus įrodančius prekių savybes,
- Prekių savybes, techninę specifikaciją, paslaugų aprašymus,
- Kokybės kriterijų reikšmes, siūlomas garantijas, įvykdymo planus, terminus,
- Pasiūlymo galiojimo užtikrinimą,
- Įgaliojimą pasirašyti pasiūlymą, jungtinės veiklos sutartį, subtiekėjų ir kitų ūkio subjektų, kurių pajėgumais, remiamasi sutikimus, ketinimų protokolus, sutartis ir pan.,
- Visa kita, išskyrus kainą [!]
Į „Vokas 2“ dėsite:
- Siūlomą kainą (užpildytą pasiūlymo formą, skirtą kainai pateikti), ir nieko daugiau.
Nepalikite pasiūlymo pateikimo paskutinei akimirkai (dienai, valandai, minutei). Neretai bandant pasiūlymą pateikti paskutiniu momentu, susiduriama su techninėmis problemomis: paaiškėja, kad pasibaigęs elektroninio parašo galiojimas, neveikia pasirašymo įranga, dingsta ar sulėtėja internetas ir panašiai. Nesitikėkite, kad paskutinę akimirką dėl tokių priežasčių bus nukeltas pasiūlymų pateikimo terminas ir jums bus leista pateikti pasiūlymą.
Kilus techninėms problemoms, pagalbos galite kreiptis į VPT konsultantus, tačiau atminkite, kad techninės konsultacijos teikiamos ne visą dieną. Be to, ne visas problemas pavyksta išspręsti taip greitai, kaip norėtųsi.
Rekomenduojama pasiūlymą pateikti likus bent 1 darbo dienai iki pasiūlymų pateikimo termino pabaigos. Galite būti ramūs – pirkimo vykdytojas neturi techninės galimybės pamatyti pasiūlymų, kol nesuėjo pasiūlymų pateikimo terminas (tą galėsite patikrinti CVP IS „audito sekoje“).
12. Dviejų etapų procedūra
Ne visi pirkimai vykdomi atviro konkurso būdu, kai visi dokumentai teikiami tuo pačiu metu. Pavyzdžiui, pirkimą vykdant Riboto konkurso būdu, pasiūlymų teikimas vyksta etapais: pirmuoju etapu teikiami duomenys apie kvalifikaciją, o kainą bei techninį pasiūlymą prašoma pateikti tik pirmąjį etapą (atranką) įveikusių tiekėjų. Informaciją apie tai kokia procedūra vykdoma bei ar reikia visas pasiūlymo dalis teikti vienu metu, galima rasti skelbime apie pirkimą bei pirkimo dokumentuose.
13. Įsitikinkite, kad pasiūlymą pasirašėte taip, kaip numatyta pirkimo dokumentuose
Pasirašykite pasiūlymą taip, kaip nurodyta pirkimo dokumentuose. Nenaudokite „įklijuojamų“ (nuskenuotų nuo popieriaus ar kitokiu būdu „štampuojamų“) parašų. Nenaudokite „įklijuojamų“ parašų specialistų patvirtinimuose, deklaracijose, pasižadėjimuose. Nenaudokite „įklijuojamų“ parašų niekur. Atsiminkite, kad parašo ir dokumento klastojimas yra nusikaltimas, už kurį numatyta baudžiamoji atsakomybė, Jūsų pasiūlymas gali būti atmestas ir Jums gali būti apribota galimybė dalyvauti kituose pirkimuose.
Atsiminkite, kad pirkimo vykdytojas gali pareikalauti pateikti (fiziškai pristatyti pirkimo vykdytojui) dokumento originalą, todėl visuomet išsaugokite per CVP IS su pasiūlymu teiktų dokumentų originalus.
Pavyzdys. To paties asmens parašas skirtinguose dokumentuose pateikiamas skirtingose vietose, šiek tiek pasuktas ar sumažintas, tačiau visiškai identiškas. Matyti, kad parašas nėra originalus, o yra kopijuotas.
Jeigu manote, kad Jums „įklijuojamus“ „direktoriaus“ parašus būtina naudoti, kadangi „direktorius nuolat užsiėmęs“, nepamirškite, kad vadovas visada tam tikras užduotis (pavyzdžiui pasiūlymų pasirašymą) gali įgaliojimu patikėti vykdyti kitam, mažiau užsiėmusiam darbuotojui.
Jeigu manote, kad Jums „įklijuojamus“ „specialisto“ parašus būtina naudoti, kadangi „specialistas dirba kitame mieste ar šalyje“, „specialistas dirba iš namų“ arba „direktorius daug keliauja“, prisiminkite, kad tokiu atveju naudingesni gali būti elektroninio arba mobilaus elektroninio parašo teikiami privalumai.
14. Teikite paaiškinimus, reikalaujamus papildomus dokumentus
Pirkimo vykdymo metu Jūsų gali būti prašoma pateikti papildomus dokumentus, paaiškinimus, atsakyti į klausimus dokumentus. Gavę tokį prašymą:
- Užtikrinkite, kad galėsite reaguoti nedelsdami. Darbuotojų atostogos, ligos ar komandiruotės nėra priežastys, dėl kurių Jums turėtų būti suteikiamas papildomas terminas. Paskirkite kelis atsakingus ar pavaduojančius asmenis, kurie galėtų gauti pranešimus pirkime bei atitinkamai nedelsiant reaguoti;
- Reaguokite nedelsdami. Įvertinkite, ar galėsite pateikti tai, ko prašoma iki nustatyto termino. Jeigu manote, kad terminas nustatytas neproporcingai trumpas, iš karto kreipkitės, prašydami šį terminą pratęsti. Atkreipkite dėmesį, kad turite ne tik teises, bet ir prievoles – atsakingai ir kruopščiai parengti pasiūlymą. Nereikėtų reikalauti ar tikėtis, kad atmestinai parengtą pasiūlymą organizacija leis taisyti ar kelis kartus prašys paaiškinti, vis pratęsdama terminą tiek, kiek pageidausite. Pirkimo vykdytojas turi prievolę dėl kvalifikaciją įrodančių dokumentų patikslinimo kreiptis tik vieną kartą;
- Atsakykite į visus pateiktus klausimus. Atsakykite pateikdami tą informaciją, kurios prašoma. Prašomos informacijos nepakeis pasakojimai apie Jūsų įmonės istoriją, patikimumą, žinomumą ir panašiai;
- Atsakykite į visus pateiktus klausimus. Pasitaiko atvejų, kai pirkimo vykdytojas prašo pateikti informaciją, kurią jau buvote pateikę savo pasiūlyme (nes paprasčiausiai nepastebėjo). Tačiau neretai pasitaiko atvejų, kai tiekėjas galvoja, kad informaciją jau buvo pateikęs pasiūlyme, tačiau taip nėra (nes apsiriko, ne taip suprato klausimą). Visais atvejais įsitikinkite, ar tinkamai supratote klausimą. Jeigu reikia, prašykite pirkimo vykdytojo patikslinti, ko iš Jūsų prašoma. Nepalikite neatsakyto klausimo, net jeigu manote, kad viską jau iš pradžių padarėte gerai ir neturite ko papildomai atsakyti.
Tikslinami, papildomi, paaiškinami ir pateikiami nauji gali būti tik dokumentai ar duomenys dėl tiekėjo pašalinimo pagrindų nebuvimo, atitikties kvalifikacijos reikalavimams, kokybės vadybos sistemos ir aplinkos apsaugos vadybos sistemos standartams, tiekėjo įgaliojimas asmeniui pasirašyti paraišką ar pasiūlymą, jungtinės veiklos sutartis, pasiūlymo galiojimo užtikrinimą patvirtinantis dokumentas ir dokumentai, nesusiję su pirkimo objektu, jo techninėmis charakteristikomis, sutarties vykdymo sąlygomis ar pasiūlymo kaina.
Kiti tiekėjo pasiūlymo dokumentai ar duomenys gali būti tikslinami, pildomi arba aiškinami vadovaujantis VPĮ 55 straipsnio 9 dalimi.
15. Nepiktnaudžiaukite pasiūlymo konfidencialumu
Jūsų pasiūlyme nurodyta kaina, įkainiai, siūlomų prekių modeliai, jų naudojimo instrukcijos ir pan. negali būti konfidencialūs. Išsamiau: Konfidencialumas viešuosiuose pirkimuose.
Lietuvos Aukščiausiasis Teismas yra pažymėjęs, jog dėl viešųjų pirkimų santykių specifikos informacijos slaptumas yra daugiau išimtinė, o ne bendro pobūdžio situacija (jau vien iš pavadinimo etimologijos matyti, kad šie santykiai vieši, ne slapti).
Atkreipiame dėmesį, kad visas pasiūlymas negali būti konfidencialus. Nurodydami, kad tam tikra Jūsų pasiūlyme esanti informacija yra konfidenciali, kritiškai įvertinkite savo veiksmus. Ar tuo atveju, jeigu laimėtų kitas tiekėjas, Jūsų nuomone, tokia pati informacija jo pasiūlyme taip pat turėtų būti laikoma konfidenciali ir Jums neatskleidžiama?
16. Pretenzijos
Atsiminkite, kad pretenzijoms (dėl perteklinių, neproporcingų reikalavimų ir pan.) pateikti turite labai ribotą laiką. Vėliau pateikta pretenzija gali būti nenagrinėjama. Per vėlu skųsti sąlygas tuomet, kai jau suėjęs pasiūlymų pateikimo terminas arba pateikti pasiūlymai jau įvertinti ir yra priimtas sprendimas dėl laimėtojo (ar pasiūlymo atmetimo).
Pretenzijas nagrinėja tik pirkimo vykdytojai. Nesutikę su jų sprendimu išnagrinėjus pretenziją, turite teisę kreiptis į teismą.
Primename, kad Viešųjų pirkimų tarnyba nenagrinėja skundų ir pranešimų dėl galimų pirkimų ar pirkimo sutarčių vykdymo pažeidimų. Šiuose skunduose ir pranešimuose pateikta informacija naudojama tik viešųjų pirkimų analizei.
Tiekėjas turi teisę pateikti pretenziją pirkimo vykdytojui:
1) per 10 dienų (supaprastintų pirkimų[1] atveju – per 5 darbo dienas) nuo pirkimo vykdytojo pranešimo raštu apie jos priimtą sprendimą išsiuntimo tiekėjams dienos, o jeigu šis pranešimas nebuvo siunčiamas elektroninėmis priemonėmis, – per 15 dienų nuo pranešimo išsiuntimo tiekėjams dienos;
2) per 10 dienų (supaprastintų pirkimų atveju – per 5 darbo dienas) nuo paskelbimo apie pirkimo vykdytojo priimtą sprendimą dienos, jeigu šiame įstatyme nėra reikalavimo raštu informuoti tiekėjus apie pirkimo vykdytojo priimtus sprendimus.
Tokie patys terminai yra skirti skųsti ir pirkimo sąlygas, o nurodyti terminai skaičiuojami nuo pirkimo paskelbimo (o neskelbiamo pirkimo atveju – nuo kvietimo išsiuntimo tiekėjams) dienos.
17. Naudingi informacijos šaltiniai
http://vpt.lrv.lt/lt/cvp-is/mokymu-medziaga/tiekejams-1
http://vpt.lrv.lt/lt/cvp-is/mokymu-medziaga/mokomieji-filmukai
http://vpt.lrv.lt/lt/metodine-pagalba/gaires-ir-rekomendacijos
http://vpt.lrv.lt/lt/metodine-pagalba/tiekejams/apie-viesuosius-pirkimus-paprastai-1
[1] Supaprastinti pirkimai https://cvpp.eviesiejipirkimai.lt/ svetainėje matomi pažymėti Lietuvos vėliavėle (su arba be M raidės), o tarptautinės vertės (ne supaprastinti) – Europos Sąjungos vėliavėlės simboliu.
Taip pat skaitykite:
